Privacyverklaring

Wie zijn wij?

Dierentehuis Stevenshage wordt beheerd door de Stichting Dierentehuizen Leiden en omstreken (SDLO) te Leiden. Ons website-adres is https://www.dierenasielleiden.nl. Klik hier voor meer algemene informatie over Dierentehuis Stevenshage en onze contact- en financiële gegevens.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van mensen waarvoor wij diensten verlenen in het kader van onze hoofdtaak: de opvang, verzorging en herplaatsing van huisdieren. Daaronder valt ook onze pensiontaak voor huisdieren. Deze verklaring geldt eveneens voor andere personen die onze website bezoeken, contact met ons hebben of een bestelling plaatsen in onze webshop.

In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met (uw) persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via telefoon of e-mail. Ook als u van oordeel bent dat wij ons niet houden aan de bepalingen die gelden op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, verzoeken wij u contact met ons op te nemen.

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zullen daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Huisdiereigenaren

In beginsel heeft elk huisdier een eigenaar. Indien wij in dat kader werkzaamheden verrichten, verwerken wij persoonsgegevens als die verband houden met het dier dat wij opvangen, verzorgen of anderszins mee te maken hebben in het kader van onze hoofdtaak. Dit zijn in ieder geval contactgegevens zoals naam, adres, e-mailadres en (mobiele) telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant kunnen zijn voor de zorgvuldige behandeling van het dier. In het algemeen gaat  het daarbij niet om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.

Donateurs en ‘vrienden van Stevenshage’

Bent u donateur, sponsor, adverteerder of anderszins beneficiant van Dierentehuis Stevenshage, dan registreren wij uw contactgegevens zoals naam, adres, e-mailadres en (mobiele) telefoonnummer.

Facturering

Bij het ontvangen en doen van betalingen in het kader van onze werkzaamheden, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van de betalingen voor de diensten die wij voor u verrichten. Naast uw contactgegevens gaat het daarbij om eventuele betalingsgegevens.

Contact

Indien u contact met ons opneemt via onze website www.dierenasielleiden.nl, per e-mail of via de telefoon verwerken wij de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan ons verstrekt (zoals naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer) en de reden waarom u contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).

Reacties

Als u als bezoeker een reactie achterlaat op onze website, bijvoorbeeld onder ons wekelijkse blog Intussen in het asiel, dan verzamelen we de data getoond in het reactieformulier, uw IP-adres en de browser gebruikersagent string.

Cookies

Wanneer u een reactie achterlaat op onze website, kunt u aangeven of uw naam, e-mailadres en eventueel uw website in een cookie opgeslagen mogen worden. Deze cookies zijn een jaar lang geldig.

Ingesloten inhoud

Berichten op onze website kunnen ingesloten (embedded) inhoud tonen, bijvoorbeeld video’s, afbeeldingen en berichten. Ingesloten inhoud van andere websites gedraagt zich exact hetzelfde als alsof u deze andere website bezoekt. Deze websites kunnen data over u verzamelen, cookies gebruiken, tracking van derde partijen insluiten en uw interactie met deze ingesloten inhoud monitoren, inclusief de interactie met ingesloten inhoud als u een account hebt en ingelogd bent op die website.

Analyse websitebezoekers

Voor het registreren van uw bezoek aan onze website maken wij gebruik van Google Analytics. Wij hebben deze tool privacy-vriendelijk ingesteld. Dit houdt in dat uw IP-adres geanonimiseerd wordt. Daarvoor hebben we een digitale bewerkersovereenkomst met Google afgesloten en de voorgeschreven aanpassing in de bezoekersregistratiecode gedaan. De optie ‘gegevens delen met Google’ is uitgeschakeld en de gegevens van uw bezoek worden niet gebruikt in combinatie met andere diensten van Google.

Webformulieren

Als u een formulier invult via onze website, dan registreren wij de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan bijvoorbeeld om de contactgegevens die u aan ons verstrekt (zoals uw naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer), de kenmerken van het dier (bijvoorbeeld bij ons vermissingsformulier), uw interesse, motivatie en beschikbaarheid voor vrijwilligerswerk, of details omtrent uw aanmelding voor een evenement dat wij organiseren.

Webshop

Als u een bestelling plaatst in onze webshop, dan registreren wij de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan ons verstrekt (zoals uw naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer), de inhoud van uw winkelwagen en betalingsgegevens.

Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Huisdiereigenaren

Wij gebruiken de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van uw vraag of als eigenaar of toekomstig eigenaar van een dier dat wij (tijdelijk) opvangen en verzorgen. Omdat het bij bijvoorbeeld zwerfdieren niet altijd gelijk bekend is wie de eigenaar is, kan het zijn dat wij uw persoonsgegevens zonder uw toestemming registreren. Ook in die gevallen zullen wij u zo spoedig mogelijk daarna op de hoogte stellen en u zo mogelijk om toestemming vragen om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door hier schriftelijk (of per e-mail) mee in te stemmen. Omdat wij voor een deel de wettelijke asieltaak voor de gemeenten uit ons verzorgingsgebied uitvoeren (de opvang van zwerfdieren) zijn wij verplicht om in die gevallen ook zonder uw toestemming uw persoonsgegevens te registreren voor identificatie van uw (huis)dier.

Nadat een dier niet meer onder onze verantwoordelijkheid valt, heeft u het recht om uw toestemming weer in te trekken. Wij zullen dan geen gegevens meer van u verwerken en de zaak m.b.t. het dier sluiten. De eventuele gegevens over afgesloten zaken worden door ons in een beveiligde omgeving gedurende de daarvoor gestelde wettelijke termijn opgeslagen en bewaard. Daarna worden de gegevens vernietigd. Voor de archivering van de afgesloten zaken worden uw persoonsgegevens tot dat moment bewaard.

Donateurs en ‘vrienden van Stevenshage’

Wij kunnen uw gegevens gebruiken om u op de hoogte te houden over onze activiteiten en acties, zoals het toezenden van ons periodiek asielmagazine Beestenbende.

Contact

De contactgegevens die u aan ons verstrekt gebruiken wij om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden.

Reacties

De gegevens die we registreren wanneer uw als bezoeker van onze website een reactie plaatst, worden gebruikt om te helpen spam te detecteren. Uw reacties wordt door een geautomatiseerde spamdetectie service geleid.

Cookies

Het optioneel plaatsen van cookies wanneer u een reactie achterlaat is voor uw gemak, zodat u deze gegevens niet opnieuw hoeft in te vullen voor een nieuwe reactie. Deze cookies zijn een jaar lang geldig.

Analyse websitebezoekers

De gegevens die wij verzamelen over de bezoekers van de website worden alleen gebruikt om statistieken bij te houden over het bezoek aan de website, bijvoorbeeld om te kunnen zien welke pagina’s het meest worden bekeken. Zo kunnen we onze informatievoorziening verbeteren.

Webformulieren

De gegevens die u aan ons verstrekt gebruiken wij om contact met u op te nemen, bijvoorbeeld als het door u via het webformulier als vermist opgegeven dier gevonden is, of als u geselecteerd wordt voor een informatieavond voor vrijwilligers, of om uw deelname aan een evenement te bevestigen. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden.

Webshop

De gegevens die u aan ons verstrekt gebruiken wij om de door u bestelde producten naar u toe te zenden en om de betaling van de door u aangeschafte producten af te handelen.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Afgehandelde zaken

Wij bewaren zaken, en de persoonsgegevens die daarbij zijn opgenomen, in beginsel gedurende de daarvoor gestelde wettelijke termijnen nadat de zaak gesloten is.

 Administratie

Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

Overige contactgegevens

Wij bewaren overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.

Reacties

Wanneer u een reactie achterlaat op onze website, dan wordt die reactie en de metadata van die reactie voor altijd bewaard, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om uw reactie te verwijderen. Op deze manier kunnen we vervolgreacties automatisch herkennen en goedkeuren in plaats van dat we ze moeten modereren.

Webformulieren

Gegevens die u via een webformulier aan ons heeft verstrekt worden verwerkt volgens onze gangbare administratie zoals hierboven beschreven. De gegevens van zulke formulieren worden 2 maanden bewaard op de server van onze website.

Webshop

Gegevens die u ons voor een aankoop in onze webshop verstrekt, worden verwerkt volgens onze gangbare administratie zoals hierboven beschreven. Persoonsgegevens van bestellingen die in behandeling zijn worden 14 dagen bewaard op de server van onze website; persoonsgegevens van mislukte en geannuleerde bestellingen worden 2 dagen bewaard op de server van onze website.

Met wie delen wij uw gegevens?

Uw gegevens worden digitaal opgeslagen en kunnen voorkomen in e-mails die wij versturen of ontvangen, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT provider. Verder worden de betalingsgegevens die u ten behoeve van de financiële afhandeling aan ons heeft verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van ons de financiële administratie verricht. Voor het verzenden van ons asielmagazine Beestenbende worden adresgegevens van donateurs en andere beneficianten periodiek gedeeld met de partij die de verzending voor ons verzorgt. Met al deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van ons mag verwachten.

Wij verstrekken uw gegevens verder niet zonder uw voorafgaande toestemming aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek, de identificatie van dieren (chippen) of wanneer het noodzakelijk is in het kader van onze hoofdtaak.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?

Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij onze ICT provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.

Wat zijn uw rechten?

U heeft de volgende rechten:

1. Het recht op inzage in uw persoonsgegevens.
2. Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
3. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen – het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
4. In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).

Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, die u vindt op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens op onze pagina met algemene informatie over Dierentehuis Stevenshage.

Wijzigingen

Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij (moeten) verwerken of de regelgeving die hierop van toepassing is. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.

Disclaimer

Wij werken eraan om onze administratie efficiënter in te richten, teneinde nog beter te voldoen aan de eisen die de AVG stelt.

Leiden, november 2019