Privacyverklaring

Privacyverklaring

Dierentehuis Stevenshage wordt beheerd door de Stichting Dierentehuizen Leiden en omstreken (SDLO) te Leiden.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van mensen waarvoor wij diensten verlenen in het kader van onze hoofdtaak: de opvang, verzorging en herhuisvesting van dieren. Daaronder valt ook onze pensiontaak voor dieren. Het geldt eveneens voor andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.

In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met (uw) persoonsgegevens, kunt u contact met onze frontoffice opnemen via telefoon: 0900-2020898 of e-mail: asiel@dierenasielleiden.nl. Ook als u van oordeel bent dat wij ons niet houden aan de bepalingen die gelden op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, verzoeken wij u contact met ons op te nemen.

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zullen daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

In beginsel heeft elk huisdier een eigenaar. Indien wij in dat kader werkzaamheden verrichten, verwerken wij persoonsgegevens als die verband houden met het dier dat wij opvangen, verzorgen of anderszins mee te maken hebben in het kader van onze hoofdtaak. Dit zijn in ieder geval contactgegevens zoals naam, adres, e-mailadres en (mobiele) telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant kunnen zijn voor de zorgvuldige behandeling van het dier. In het algemeen gaat  het daarbij niet om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.

Facturering

Bij het ontvangen en doen van betalingen in het kader van onze werkzaameden, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van de betalingen voor de diensten die wij voor u verrichten. Naast uw contactgegevens gaat het om eventuele andere betalingsgegevens.

Contact

Indien u contact met ons opneemt via onze website www.dierenasielleiden.nl, per e-mail of via de telefoon verwerken wij de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan ons verstrekt (zoals naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer) en de reden waarom u contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).

Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Wij gebruiken de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van uw vraag of als eigenaar of toekomstig eigenaar van een dier dat wij (tijdelijk) opvangen en verzorgen. Omdat het bij bijvoorbeeld zwerfdieren niet altijd gelijk bekend is wie de eigenaar is, kan het zijn dat wij uw persoonsgegevens zonder uw toestemming registreren. Ook in die gevallen zullen wij u zo spoedig mogelijk daarna op de hoogte stellen en u zo mogelijk om toestemming vragen om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door hier schriftelijk (of via de e-mail) mee in te stemmen. Omdat wij voor een deel de wettelijke asieltaak uitvoeren (de opvang van zwerfdieren) zijn wij verplicht om in die gevallen ook zonder uw toestemming uw persoonsgegevens te registreren voor identificatie van uw (huis)dier.

Nadat een dier niet meer onder onze verantwoordelijkheid valt, heeft u het recht om uw toestemming weer in te trekken. Wij zullen dan geen gegevens meer van u verwerken en de zaak m.b.t. het dier sluiten. De eventuele gegevens over afgesloten zaken worden door ons in een beveiligde omgeving gedurende de daarvoor gestelde wettelijke termijn opgeslagen en bewaard. Daarna worden de gegevens vernietigd. Voor de archivering van de afgesloten zaken worden uw persoonsgegevens tot dat moment bewaard.

Contact

De contactgegevens die u aan ons verstrekt gebruiken wij om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden.

Donateurs en ‘vrienden van Stevenshage’

Wij  kunnen uw adres gebruiken om u op de hoogte houden over onze activiteiten en acties. zoals het toezenden van ons periodiek ‘Beestenbende’.

Analyse websitebezoekers

De gegevens die wij verzamelen over de bezoekers van de website worden enkel gebruikt om statistieken bij te houden over het bezoek aan de website (bijvoorbeeld om te kunnen zien welke pagina’s het meest worden bekeken).

 

Als bezoekers reacties achterlaten op de site, verzamelen we de data getoond in het reactieformulier en ook het IP-adres van de bezoeker en de browser gebruikersagent string om spam opsporing te helpen. Reacties van bezoekers kunnen door een geautomatiseerde spamdetectie service geleid worden. Bij het plaatsen van een reactie op onze website kunt u aangeven of uw naam, uw e-mailadres en website in een cookie opgeslagen mogen worden. Dit doen we voor uw gemak zodat u deze gegevens niet opnieuw hoeft in te vullen voor een nieuwe reactie. Deze cookies zijn een jaar lang geldig.

Berichten op onze website kunnen ingesloten (embedded) inhoud tonen, bijvoorbeeld video’s, afbeeldingen en berichten. Ingesloten inhoud van andere websites gedraagt zich exact hetzelfde als alsof de bezoeker deze andere heeft website bezocht. Deze websites kunnen data over u verzamelen, cookies gebruiken, tracking van derde partijen insluiten en uw interactie met deze ingesloten inhoud monitoren, inclusief de interactie met ingesloten inhoud als u een account hebt en ingelogd bent op die website.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Afgehandelde zaken

Wij bewaren zaken, en de persoonsgegevens die daarbij zijn opgenomen, in beginsel gedurende de daarvoor gestelde wettelijke termijnen nadat de zaak gesloten is.

 Administratie

Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

Overige contactgegevens

Wij bewaren overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.

Met wie delen wij uw gegevens?

Uw gegevens worden digitaal opgeslagen en kunnen voorkomen in e-mails die wij versturen of ontvangen, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT provider. Verder worden de betalingsgegevens die u ten behoeve van de financiële afhandeling aan ons heeft verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van ons de financiële administratie verricht. Ook met deze partijen sluiten wij een verwerkersovereenkomst waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van ons mag verwachten.

Wij verstrekken uw gegevens verder niet zonder uw voorafgaande toestemming aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek, de identificatie van dieren (chippen) of wanneer het noodzakelijk is in het kader van onze hoofdtaak.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?

Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij onze ICT provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.

Wat zijn uw rechten?

U heeft de volgende rechten:

  1. Het recht op inzage in uw persoonsgegevens.
  2. Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
  3. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen – het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
  4. In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).

Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.

Wijzigingen

Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.

Disclaimer

Op dit moment wordt door ons hard gewerkt om onze administratie efficiënter in te richten, om nog beter te voldoen aan de eisen die de AVG stelt. Wij verwachten dit in de loop van dit kalenderjaar te hebben gerealiseerd. Via onze website zullen wij u hiervan op de hoogte stellen.

Leiden, mei 2018